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Seit dem 01.01.2015 gelten neue Vorgaben zur elektronischen Buchführung

Seit Jahresbeginn ersetzen die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD, die bisher bestehenden Regelungen (GoBs und GDPdU).

Bestehenden Anforderungen der Finanzverwaltung an den ordnungsgemäßen Einsatz von IT bei der Buchführung und sonstigen Aufzeichnungen werden hierbei konkretisiert und zum Teil verschärft. Dies betrifft auch Vor-und – Nebensysteme der Finanzbuchhaltung, z.B. Material- und Warenwirtschaft, Lohnabrechnung oder Zeiterfassung.

Geregelt wird z.B. die zeitgerechte Erfassung und Ordnung von Aufzeichnungen, wonach unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von 10 Tage zu erfassen sind. Kontokorrentbeziehungen sind hingegen binnen acht Tagen zu erfassen. Die GoBD enthalten mithin Vorgaben der Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen. Zudem unterliegen nunmehr die buchungstechnische Erfassung unter IT- Einsatz und deren Unveränderbarkeit einer konkreten Frist. Diese orientiert sich an der Umsatzsteuervoranmeldungsfrist. Ferner werden Anforderungen an die zu verwendeten Datenformate und Systeme vorgegeben. Office-Anwendungen erfüllen diese ohne weitere Maßnahme nicht. Auch dürfen digitale Buchhaltungsdaten nicht vor Ablauf der geltenden Aufbewahrungsfrist gelöscht und müssen für den maschinellen Datenzugriff der Finanzverwaltung vorgehalten werden. Etwas Klarheit schafft die GoBD hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht von E-Mails. Diese müssen dann nicht aufbewahrt werden, sofern diese den jeweiligen Beleg als Anlage nur transportieren.

Im Ergebnis werden die bestehenden Regelungen für die elektronische Buchführung nicht geändert, sondern vielmehr im Detail konkretisiert. Trotzdem könnte es sein, dass im Unternehmen Handlungsbedarf besteht. Alle Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtigen müssen sich daher mit der aktuellen Rechtslage auseinandersetzen.

Bildnachweis: Ingo Bartussek – Fotolia.com

geschrieben von: Matthias Rosa

Matthias Rosa

Matthias Rosa
Fachanwalt für Informationstechnologierecht (IT-Recht)

 

 

 

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