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Wozu Plichten- und Lastenhefte in IT-Projektverträgen – und was muss rein?

Neben dem Projektvertrag ist die Leistungsbeschreibung das wichtigste Dokument im Projekt. Sie legt für den Softwareanbieter fest, welche Leistungen er vertraglich zu erbringen hat. Was nicht mehr zu seinem Leistungsumfang gehört, wird von ihr nicht umfasst. Zusätzliche Leistungen müssen nicht erbracht werden, bzw. sind gesondert zu vergüten. Die Leistungsbeschreibung sollte daher alle relevanten Leistungsteile des IT-Projekts umfassend und klar regeln. Dabei sind die (spätesten) Leistungstermine mit Datum festzulegen und die Feststellungen aus dem Soll- Status mit aufzunehmen, soweit die Leistungen vom Anbieter zu erbringen sind.

Hat der Kunden Mitwirkungsleistungen zu erbringen, sind diese getrennt hiervon im Vertrag oder in einer Anlage festzuhalten. Aus Sicht des Anbieters sollten diese Mitwirkungspflichten unbedingt klar bezeichnet sein. Nur so kann er später z.B. deren Nichterbringung beweisen.

  • Wie wirkt sich das Fehlen einer vollständigen Leistungsbeschreibung aus?

Eine möglichst genaue Leistungsbeschreibung ist für beide Parteien von erheblicher Bedeutung. Für den Fall einer späteren Auseinandersetzung kann sie nämlich zum Beweis herangezogen werden. Dies gilt besonders dann, wenn sich die Vertragsparteien etwa über die vereinbarte Beschaffen der Software streiten.

  • Lastenheft und IT-Pflichtenheft als Formen der Leistungsbeschreibung

Das Lastenheft enthält grundsätzlich die fachlichen Anforderungen und ist vom Kunden zu erstellen. Das IT-Pflichtenheft stellt die vom Anbieter erstellte DV-technische Lösung des fachlichen Anwendungsproblems dar.

Die endgültige Fassung des Lastenhefts sollte, wie auch später die des IT-Pflichtenhefts als solche bezeichnet und von beiden Seiten unterzeichnet werden. Die Vertragsparteien müssen beachten, dass Lasten- und Pflichtenheft die Basis für die spätere Entwicklung bilden; deshalb die offizielle Freigabe einer endgültigen Version wesentlich.

Der Beschreibungsumfang des Lasten-/Pflichtenhefts (im Sinne von fachlichem Feinkonzept) muss umfassen:

•    Ist-Zustand (Ausgangssituation)
•    Soll-Zustand (Zielbeschreibung)
•    Beschreibung der Schnittstellen z.B. zwischen Benutzer oder Nicht-EDV Funktionseinheiten (z.B. elektronischen Steuerungen), jeweils mit Beschreibung von Bildschirmein- und –ausgaben, von Inhalten der Information und von Formaten
•    Listenausgaben
•    Verarbeitungsregeln
•    Prüfregeln
•    Mengengerüste,
•    Sicherung der Daten,
•    zeitlicher Rahmen,
•    Ergonomieanforderungen,
•    benötigte Erweiterungsmöglichkeiten.

  • Was passiert, wenn das Lastenheft fehlt?

Wird vom Kunden das von ihm zu erbringende Lasten-/Pflichtenheft nicht erstellt, scheitert hieran jedoch nicht die Auftragsausführung. Der Softwareanbieter ist dann verpflichtet, eine Leistung zu erbringen, die nach den allgemeinen Grundsätzen dem Stand der Technik bei mittlerem Ausführungsstandard entspricht. Zur Ausfüllung bestehender Lücken ist auf die gewöhnliche Verwendung der Software zurückzugreifen, die bei (lückenhaft definierter) individueller Anpassung ebenfalls schwer feststellbar ist. Gesetzliche Vorgaben an die Anwendung muss die Software vereinbarungsunabhängig erfüllen.

  • Checkliste zur Erstellung des fachlichen Lastenhefts:

ok_hakenVollständigkeit: Sind alle relevanten Punkte geklärt und notwendigen Informationen eingeholt?

ok_hakenKorrektheit: Sind die eingeholten Informationen von dritter Seite bestätigt und im Lastenheft zutreffend dokumentiert?

ok_hakenAktualität: Sind die verwendeten Informationen, Dokumente und Technologien aktuell?

ok_hakenEindeutigkeit: Werden die Begriffe einheitlich und eindeutig verwendet? Werden sie von den Vertragspartnern in derselben Weise verstanden?

ok_hakenDetaillierungsgrad: Sind die Anforderungen ausreichend detailliert?

 

  • IT-Pflichtenheft

Auf der Basis des Lastenhefts hat der Anbieter das technische Konzept in Form eines auf die IT-bezogenen Pflichtenhefts zu erstellen. Diese Erstellung ist entweder Teil des Projektvertrages oder kann Gegenstand eines separaten Vertrages sein. Im zweiten Fall muss die Auftragsausführung zusätzlich vereinbart werden.

Das Pflichtenheft legt die Sollbeschaffenheit der vom Anbieter geschuldeten Leistung fest. Das IT-bezogene Pflichtenheft ist integraler Teil der Erstellungs- oder Anpassungsleistung des Anbieters und kann meist nicht als getrennt abnahmefähige Teilleistung behandelt werden. Der Kunde kann beim bloßen Studium allein des IT-Pflichtenhefts nämlich oft nicht entscheiden, ob es die zu erbringende Leistung richtig festlegt. Zu vereinbarende Teilzahlungen sollten deshalb nicht an der Abnahme des IT- Pflichtenhefts anknüpfen, sondern an dessen Übergabe.

Änderungen des Inhalts des Pflichtenhefts dürfen nur im klar geregelten Änderungsverfahren (Change-Request) zulässig sein.

Grundsätzlich erfolgt die nähere Festlegung der Leistungskomponenten in der Abfolge:

Problemlösung-Software-Hardware.

Die erarbeitete Problemlösung legt also die auszuwählende bzw. zu erstellende Software fest und die Software ihrerseits die Hardware. Dies sollte auch im IT-Projektvertrag festgelegt werden.

Aus dem IT-Pflichtenheft sind nun die Spezifikationen als Aufgabenstellungen für die Programmierung auszuarbeiten.

  • Checkliste zur Erstellung des IT-Pflichtenhefts:

Die Leistungsbeschreibung bzw. das IT-bezogene Pflichtenheft muss festlegen:

ok_hakendie vom Anbieter zu erbringenden Leistungen

ok_haken die für Abnahmefähigkeit zu erfüllenden Leistungsmerkmale

ok_hakendie Reihenfolge der Projektstufen mit Zeitplan

Diese Inhalte lassen sich in folgender Weise aufgliedern:

ok_hakenFeinspezifikation der Funktionen

ok_haken Kosten-/Nutzenschätzung

ok_haken Projektwertanalyse

ok_haken Festlegung der Teilprojekte, Arbeitspakete, Unterlieferanten

ok_haken Verfeinerung der Projektpläne

ok_haken endgültige Leistungsbeschreibung

 

Bildnachweise:
© Zsolt Nyulaszi – Fotolia
© Trueffelpix – Fotolia

geschrieben von: Dr. Kerstin Heiß

Dr. Kerstin Heiß

Dr. Kerstin Heiß
Fachanwältin für Informationstechnologierecht (IT-Recht)

 

 

 

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