Change Request im IT-Projekt – So vermeiden Sie Ärger mit Mehraufwänden

Immer wieder ein Change Request: Kaum ein IT-Projekt wird so durchgeführt, wie es ursprünglich bei Vertragsschluss und im Pflichtenheft geplant war. Oftmals ändern sich die Vorstellungen des Kunden im Projektverlauf und führen zu besonderen Aufwänden für Anpassungen. Jeder Mehraufwand für die Prüfung oder Umsetzung von solchen Change Requests wirkt sich negativ auf vereinbarte Termine aus. Zudem kann das ursprünglich veranschlagte Budget schnell außer Kontrolle geraten. Nicht wenige IT-Projekte geraten früher oder später wegen solcher Mehraufwände in in Schieflage.

Change Requests tangieren die vertraglich vereinbarte Hauptleistung wie die Erstellung eines Online-Shops, einer App oder einer sonstigen Software, denn diese soll ja gerade geändert werden. Damit sind auch Termine, Fristen, Projektverantwortung- und Organisation und nicht zuletzt die Vergütung betroffen.

Fordert der Kunde zudem eine Vielzahl von Änderungen, kann er den Anbieter hierdurch faktisch Schachmatt setzen. Änderungsaufwand ist daher für den Anbieter in der Regel äußerst risikobehaftet. Um das Kostenrisiko zu vermeiden, empfiehlt es sich, ein einheitliches Change-Request-Verfahren direkt mit in den zugrundeliegenden Projektvertrag mit aufzunehmen.

  • Was sollte im Vertrag geregelt sein?

Wichtig ist: Anders als bei der Mängelbeseitigung, die der Anbieter kostenfrei für den Kunden vorzunehmen hat, kann der Anbieter bei Change Requests eine zusätzliche Vergütung verlangen. Grund hierfür ist die Tatsache, dass der Kunde letzlich eine Änderung der vertraglich bereits festgelegten Leistungen verlangt.

Das Verfahren zum Change Request sollte in diesen Abschnitten im Vertrag mit aufgenommen werden:

Verlangt der Kunde eine Änderung, sollte der Anbieter zunächst innerhalb einer festgelegten Frist prüfen, ob die Änderung möglich ist und wenn ja, welche Auswirkungen die Änderung in Bezug auf Budget und Zeitplan haben wird. Dies wird dem Kunden mitgeteilt. Die Kosten für diese Prüfung hat der Kunde ab einem bestimmten, vertraglich zu definierenden Limit zu tragen.

Der Kunde wiederum muss dann seinerseits innerhalb einer bestimmten Frist entscheiden und mitteilen, ob er die Änderung in Auftrag gibt oder nicht.

Gibt der Kunde die Änderung in Auftrag, sind sowohl das Pflichtenheft einschließlich der vereinbarte Terminplan entsprechend anzupassen. Auch diese Mehraufwände für die Projektleitung usw. sind ab einem bestimmten, im Vertrag zu regelndem Limit vom Kunden zu tragen.

  • Fazit:

Gerade bei größeren und langwierigen IT-Projekten sollten sich Anbieter und Kunde vorab vertraglich auf ein einheitliches Change-Request-Verfahren einigen. Folgende Punkte könnten in eine solche Vereinbarung mit aufgenommen werden:

  • Änderungsverlangen sollten schriftlich erfolgen
  • Definition, wann ein „Change Request“ vorliegt
  • Bei größeren Projekten muss feststehen, wer überhaupt berechtigt ist, ein Änderungsverlangen einzubringen
  • Mit welchem Inhalt kommt die Änderungsvereinbarung zustande?
  • Welche Leistungen sind bis zur Einigung über den Change Request vom Anbieter zu erbringen? Kommt es zu einem Projekt-Stopp oder soll dieses während der Änderungsprüfung fortgesetzt werden?
  • Prüfung des Change Request
  • Auswirkungen des Prüfungsverfahrens über Ausfallzeiten
  • Vergütungsvereinbarung
  • Verfahren bei Ablehnung einer Änderung usw.

 

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geschrieben von: Matthias Rosa

Matthias Rosa

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Matthias Rosa
Fachanwalt für Informationstechnologierecht (IT-Recht)

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