Sagen Sie „ja“ zum IT-Projektvertrag!

Sobald eine Software entwickelt werden soll, wird ein komplexer Prozess in Gang gesetzt, wir nennen es „IT-Projekt“. Zu Beginn des Projekts sind sowohl Auftraggeber und Auftragnehmer meist sehr zuversichtlich, so dass rechtliche Grundlagen in Form von Projektverträgen gerne vernachlässigt werden. Häufig rächt sich das, denn es ist eher die Ausnahme als die Regel, dass ein IT-Projekt wirklich reibungslos verläuft.

Wir erleben regelmäßig, dass unsere Kanzlei um Hilfe gebeten wird, sobald die berühmte „Projektschieflage“ eingetreten ist: Das Projekt läuft nicht wie erwartet, der Auftraggeber verweigert Abschlagszahlungen, der Auftragnehmer stellt daraufhin seine Arbeiten bis auf Weiteres ein. Es droht das Scheitern des Projekts mit anschließendem Gerichtsprozess, der in der Regel Jahre dauert und äußerst kostenintensiv ist. Ausgang? Ungewiss.

In dieser Situation sollen wir dann retten, was zu retten ist. Da es meist jedoch keine Projektverträge gibt, ist es nicht gerade einfach, eine außergerichtliche Lösung zu finden. Oft gelingt uns das, manchmal auch nicht. Klar ist jedoch, dass beide Seiten Zugeständnisse machen müssen. Es geht Zeit und vor allem auch Geld verloren. Wirkliche Gewinner gibt es in diesem Szenario nicht, es geht hier nur noch um Schadensbegrenzung.

Dabei lässt sich eine solche Situation häufig vermeiden, wenn die Parteien sich vor Beginn des Projekts die Mühe machen, einen Projektvertrag auszuhandeln. Hier werden vorab die Grundlagen des Projekts festgelegt und schriftlich fixiert. Wichtig sind dabei insbesondere folgende Punkte:

⦁ WAS ist vom Auftragnehmer konkret zu leisten?

Früher wurde in der Regel nach dem klassischen “Wasserfallmodell“ verfahren. Dazu ist es nötig, dass der Auftraggeber ein umfangreiches Lastenheft vorlegt, in dem sämtliche Anforderungen detailliert enthalten sind. Dadurch ist auch der Leistungsinhalt genau festgelegt. Heute werden jedoch meist agile Methoden angewendet. Es werden nur noch rudimentäre Anforderungen festgelegt, so dass mit der Programmierung möglichst schnell und flexibel begonnen werden kann. Das führt jedoch oftmals zu Problemen, wenn es im Projekt um die Umsetzung im Detail geht, und die Vorstellungen beider Seiten auseinandergehen. Dies lässt sich jedoch vermeiden. Denn auch bei agilen Methoden lassen sich die Anforderungen im Vertrag deutlich konkreter abbilden, als dies in reinen Angeboten meist der Fall ist. Das ist dann zwar noch immer kein klassisches Lastenheft, hilft aber schon deutlich weiter.

⦁ WIE viel soll das Projekt kosten?

In der Praxis möchte der Auftragnehmer am liebsten nach Aufwand abrechnen, der Auftragnehmer möchte jedoch Planungssicherheit und einen Festpreis. Da bei agilen Methoden der Leistungsinhalt nur grob umrissen ist, gibt der Auftragnehmer im Angebot in der Regel nur eine unverbindliche Kostenschätzung ab. Entwickelt sich die Software im Projekt dann nicht nach den Vorstellungen des Auftraggebers, rechnet der Auftragnehmer für gewünschte Änderungen zusätzliche Vergütung ab, die den Rahmen der Kostenschätzung übersteigt. Der Auftraggeber ist damit jedoch meist nicht einverstanden, weil er diese Arbeiten als „Nachbesserungen“ ansieht. Auch hier liegt großes Konfliktpotential, das sich durch entsprechende Regelungen im Projektvertrag deutlich verringern lässt.

⦁ WANN soll das Projekt fertig werden?

Der Auftraggeber benötigt Planungssicherheit zur Fertigstellung des Projekts. Verzögerungen werden häufig teuer, da etwa Marketingmaßnahmen bereits anlaufen und Personal eingestellt wurde. Bei der Anwendung agiler Methoden kommt es jedoch häufig zu Änderungen oder Erweiterungen der ursprünglich angedachten Leistung, so dass ein Fertigstellungstermin vorab nur schwer festgelegt werden kann. Sagt der Auftragnehmer hier einen konkreten Termin zu, geht er ein großes wirtschaftliches Risiko ein. Es ist deshalb sinnvoll bereits vorab zu regeln, in welchen Fällen Termine verschoben werden dürfen.

Werden sich beide Seiten vorab darüber klar, wie die genannten Punkte behandelt werden sollen, ist bereits ein Großteil des möglichen Konfliktpotentials ausgeräumt. Die Vertragsverhandlungen bieten dazu eine hervorragende Möglichkeit, wenn sie von spezialisierten und erfahrenen Anwälten begleitet werden.

Dabei werden natürlich auch noch weitere wichtige Themen wie etwa Durchführung von Abnahmen, Gewährleistung etc. behandelt.

Da es sich nach unserer Erfahrung bei Vertragsverhandlungen zu IT-Projekten in aller Regel um konstruktive und positive Prozesse handelt, von denen beide Seiten profitieren, können wir Ihnen nur empfehlen, auch Ihr Projekt vorab auf ein solides rechtliches Fundament zu stellen. Sie werden es nicht bereuen.

 

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geschrieben von: Florian Decker

Florian Decker

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Florian Decker
Fachanwalt für Informationstechnologierecht (IT-Recht)

RESMEDIA Mainz – Anwälte für IT-IP-Medien
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