Das rechtssichere Versenden von E-Mails im Unternehmen

E-Mails sind rechtlich gesehen elektronische Erklärungen, die als wirksame Willenserklärungen eingeordnet werden. Das bedeutet: Fast die gesamte Korrespondenz im Unternehmen kann rechtswirksam über E-Mails erfolgen.

Über E-Mails können rechtswirksame Erklärungen abgegeben, Vertragsangebote an andere versendet oder fremde Vertragsangebote angenommen werden. Verträge können grundsätzlich auch per E-Mail rechtsverbindlich geschlossen werden. Dabei reicht im Normalfall eine „einfache“ E-Mail aus. Nur wenn das Gesetz für den Vertragsschluss die Schriftform vorsieht, ist nach § 126 b Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) u.a. eine qualifizierte elektronische Signatur beider Vertragsparteien in einem E-Maildokument erforderlich.

Unternehmen müssen allerdings bei allen elektronischen Dokumenten auch die Ihnen obliegenden Archivierungspflichten beachten. Unternehmen sind verpflichtet, handels- und steuerrechtlich verpflichtet alles zu archivieren, was im Rahmen einer betrieblichen Überprüfung wichtig werden könnte. In Bezug auf Geschäftsmails ist damit die gesamte Geschäftskorrespondenz, die per E-Mail eingegangen und versendet wurde, zu archivieren. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen betragen 10 Jahre u. a. für Rechnungen und 6 Jahre für versandte und empfangene Handelsbriefe, also auch der E-Mails.

Bei Geschäfts-E-Mails und der Beantwortung von Anfragen, dem Versenden von Angeboten usw. ist zudem die Grenze zur Werbe-E-Mail fließend. Aus wettbewerbsrechtlicher oder zivilrechtlicher Sicht ist daher daran zu denken, dass der Absender der Mails nicht verschleiert werden darf. Daher ist es erforderlich, dass der Absender von Mails bereits aus der Absender- und Betreffzeile der Mail erkennbar ist und dass jede E-Mail das vollständige Impressum des Unternehmens in der E-Mailsignatur enthält.

Bildnachweis: kebay – Fotolia.com

geschrieben von: Florian Decker

Florian Decker

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Florian Decker
Fachanwalt für Informationstechnologierecht (IT-Recht)

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